Outlook-Integration

Mit der Outlook-Integration nutzt du Private GPT direkt im E-Mail-Arbeitsprozess – als Office-Add-in-Panel in Outlook (Desktop). Du kannst die geöffnete Mail bearbeiten lassen, Entwürfe erzeugen, Stapelantworten vorbereiten und – wenn du App-Admin bist – Mails in die Wissensbasis hochladen.

Die Administration aktiviert die Integration und konfiguriert Prompt, Tools und Wissen – siehe Admin: Outlook-Integration. Allgemeine Agent-Bedienung im Web: Agent.

Zweck und Mehrwert aus Nutzersicht

• KI-Unterstützung in Outlook, ohne ständig ins Browser-Dashboard wechseln zu müssen.
• Aktuelle E-Mail lesen/kürzen/optimieren, Antwortvorschläge und Entwürfe erzeugen.
• Optional Unternehmenswissen (indexierte Dateien / hochgeladene Mails) in Formulierungen einbeziehen – sofern die App das freigeschaltet hat.
• Stapel: mehrere Posteingangsmails mit einer gemeinsamen Anweisung in Entwürfe überführen.

Typische Anwendungsfälle und geeignete Aufgabenstellungen

Weniger geeignet: finales Versenden ohne Prüfung, oder Erwartung, dass der Chat die geöffnete Mail automatisch kennt, ohne dass der Agent sie per Tool liest.

Einstieg und Navigation

Im Web-Dashboard

1. In der Sidebar unter Agenten den freigegebenen Outlook-Agenten öffnen.
2. Neuer Chat: /dashboard/chat/[appid].

Im Outlook-Add-in (Private-GPT-Panel)

Voraussetzung: Das Add-in wurde von der IT/Administration im Tenant bereitgestellt.

1. In Outlook eine Nachricht öffnen (Lesen oder Verfassen).
2. In der Ribbon-Gruppe des Add-ins (z. B. Private GPT) auf Private GPT öffnen klicken – das Taskpane öffnet sich.
3. Alternativ In Wissensbasis hochladen, wenn du direkt den Upload-Bereich brauchst.
4. Beim ersten Öffnen: Authentifizierung über Outlook-SSO.
5. Falls mehrere Apps mit aktivierter Outlook-Integration freigeschaltet sind: App auswählen (Auswahl wird im Browser-Speicher gemerkt).

Ohne freigeschaltete Outlook-App erscheint ein Hinweis, dass keine Apps mit Outlook-Integration verfügbar sind.

Zentrale Benutzeroberfläche und Bedienelemente

Web-Chat

Wie bei anderen Agenten: Eingabefeld, optionale Dateianhänge, sichtbare Aktionen/Quellen (wenn freigeschaltet), Stop/Kopieren/Feedback.

Outlook-Taskpane

Auswahl, Start und Beendigung einer Nutzung bzw. Sitzung

• Start (Outlook): Ribbon → Private GPT öffnen → ggf. App wählen → Chat starten.
• Start (Web): Agent in der Sidebar öffnen.
• Mailwechsel: Wechselt du in Outlook die geöffnete Nachricht, aktualisiert das Panel den Mailbox-/Nachrichtenkontext. Der Chat fügt die Mail nicht automatisch als Kontext ein – der Agent holt Inhalte über Outlook-Tools (z. B. lesen/bearbeiten).
• Fortsetzen: gleichen Chat im Panel oder über In Weboberfläche öffnen im Dashboard.
• Neuer Chat: Button Neuer Chat bzw. neuer Verlauf im Web.
• Beenden: Panel schließen; Verlauf bleibt serverseitig erhalten.

Eingabe- und Ausgabemöglichkeiten

Eingaben

• Freitextaufträge im Chat (Web oder Panel).
• Im Add-in: Bezug zur aktuell geöffneten Nachricht bzw. zum Entwurf (über Tools).
• Stapel: Auswahl von Posteingangsmails (max. 20 pro Lauf), optionale gemeinsame Anweisung.
• Upload: Ordner Postausgang/Posteingang, E-Mail-Body und auswählbare Anhänge (App-Admin).

Ausgaben

• Chat-Antworten und sichtbare Tool-Schritte (wenn Aktionen anzeigen aktiv).
• Direkte Änderungen am geöffneten Outlook-Element (Betreff, Body, Empfänger) bei Bearbeiten-Tool.
• Neue Entwürfe in Outlook (Antwort- oder Neu-Entwurf); optionale HTML-Signatur aus der App-Konfiguration.
• Stapel-Ergebnis: Anzahl erstellter Entwürfe / Fehler.
• Upload-Ergebnis: erfolgreich / übersprungen / fehlgeschlagen.

Formulierung geeigneter Eingaben, Anfragen oder Aufträge

Hilfreich:

1. Klar sagen, was passieren soll: lesen, kürzen, Antwortentwurf, nur im Chat vorschlagen.
2. Ton und Länge nennen (Du/Sie, kurz/mittel).
3. Bei Wissens-Agenten explizit: „nutze die Wissensdatenbank“.
4. Im Panel die richtige Mail öffnen, bevor du den Auftrag gibst.
5. Im Stapel eine gemeinsame Anweisung setzen, die für alle ausgewählten Mails gilt.

Beispiele für gute und weniger geeignete Nutzereingaben

Konfigurationsmöglichkeiten auf Nutzerebene

Im Add-in speicherst du lokal (Browser):

• ausgewählte App
• aktiver Tab
• Session-Zuordnung

App-Einstellungen (System-Prompt, Tools, Wissen, Outlook-Signatur, Integration an/aus) setzt nur die Administration – siehe Admin: Outlook-Integration.

Statusanzeigen, Fortschrittsmeldungen und Zwischenergebnisse

Umgang mit erzeugten Ergebnissen, Vorschlägen oder Antwortinhalten

1. Vorschlag prüfen – Inhalt, Ton, Empfänger, Fakten aus dem Wissen.
2. In Outlook bearbeiten – Entwürfe liegen in Outlook; bei Live-Bearbeitung prüfst du das geöffnete Element.
3. Erst dann senden – der Agent sendet in der Regel nicht für dich; du bleibst für den Versand verantwortlich.
4. Bei Unsicherheit: Chat fortsetzen („kürzer“, „formeller“) oder neu entwerfen lassen.

Grenzen des Features und typische unzuverlässige Situationen

• Geöffnete Mail wird nicht automatisch in den Chat-Kontext gelegt.
• Add-in ist auf Desktop-Outlook (Mailbox Desktop-Formfaktor) ausgelegt – kein Mobile-Formfaktor im Manifest.
• Stapel max. 20 Mails; Upload-Anhänge max. 60 MB; bestimmte Dateitypen (z. B. Zertifikate/Schlüssel) werden nicht indexiert.
• Upload nur für App-Admins (bzw. CoCoAdmin).
• Ohne aktivierte Outlook-Integration erscheint die App nicht in der Add-in-App-Liste.
• Modell kann Wissen falsch zitieren oder Ton verfehlen – menschliche Prüfung bleibt Pflicht.

Quellen, Kontext, Datengrundlagen oder verwendete Informationen

• System-Prompt und Tools der gewählten Agent-App.
• Aktuelle Mail / Postfach über Office.js bzw. Microsoft Graph (delegierte Rechte des angemeldeten Nutzers).
• Wissensindex (Dateien & Jobs), inkl. per Upload übernommener E-Mails/Anhänge, wenn RAG-/Such-Tools freigeschaltet sind.
• Optionale HTML-Signatur an KI-erstellten Entwürfen (Admin-Konfiguration).
• Chatverlauf der Session (Panel und Web teilen sich Sessions bei „In Weboberfläche öffnen“).

Sicherer und verantwortungsvoller Umgang mit Daten

• Keine Passwörter, Tokens oder besonders schützenswerte Personendaten unnötig in Chat oder Entwürfe schreiben.
• Bedenke: gelesene Mails, Anhänge und Entwürfe können an das Modell und in Hub-Sessions fließen.
• Upload in die Wissensbasis macht Inhalte für berechtigte App-Nutzer suchbar – nur freigegebene Inhalte indexieren.
• Ergebnisse nicht unkontrolliert nach außen senden.

Qualitätssicherung und menschliche Prüfung von KI-Ergebnissen

• Jeden Entwurf vor dem Senden lesen (Fakten, Zusagen, Termine, Empfänger).
• Wissensbasierte Aussagen am Original (Datei/Mail) gegenprüfen.
• Bei Stapel: Stichprobe mehrerer Entwürfe vor Massenversand.
• Kritische Kunden- oder Rechtskommunikation: Vier-Augen wo nötig.

Warnungen, Hinweise und Einschränkungen

Abbrechen, Wiederholen oder Anpassen einer Ausführung

• Laufende Chat-Generierung im Panel/Web mit Stop abbrechen (wie im Dashboard).
• Prompt enger formulieren und erneut senden.
• Neuer Chat, wenn der Verlauf stört.
• Entwürfe in Outlook manuell korrigieren oder vom Agenten nachziehen lassen („ersetze den Body durch …“).
• Stapel bei Fehlern: Auswahl verkleinern, Anweisung klarer machen, erneut ausführen.