MS Teams-Integration

Mit der MS Teams-Integration nutzt du Private GPT direkt im Microsoft-Teams-Chat – als Bot in einem 1:1-Chat oder in freigegebenen Kanälen, sofern die Administration die App verteilt hat. Die Antworten stammen aus derselben App (KI-Chatbot oder Agent) wie im Web-Dashboard.

Konfiguration und App-Verteilung steuert die Administration – siehe Admin: MS Teams-Integration. Allgemeine Agent-Bedienung im Web: Agent.

Zweck und Mehrwert aus Nutzersicht

Private GPT dort nutzen, wo du ohnehin arbeitest: im Teams-Chat.
Kein Wechsel in die Browser-App nötig für kurze Fragen und Aufträge.
Dieselbe App-Logik (Prompt, Tools, Wissensquellen) wie im Dashboard – mit Antwort, optional Quellen und Tool-Hinweisen im Chat.

Typische Anwendungsfälle und geeignete Aufgabenstellungen

Anwendungsfall	Geeignete Aufträge
Schnelle Fachfrage	„Was steht in der Reisekostenrichtlinie zu Kilometergeld?“
Agent-Auftrag unterwegs	kurze Recherche- oder Entwurfsaufträge, die der freigeschaltete Agent erledigen kann
Konversation fortsetzen	Folgefragen im gleichen Teams-Chat (Verlauf bleibt an die Konversation gebunden)
Neu starten	`/neu` oder `/deleteconversation`, wenn der Verlauf stört

Weniger geeignet: große Datei-Uploads über Teams (Eingabe ist Text), sehr lange Formatierungen wie im Web-Canvas, oder Erwartung an Teams-Features außerhalb des Bots (z. B. Meeting-Transkription).

Die Administration muss die Teams-App / den Bot für dich freigeschaltet und verteilt haben.
In Microsoft Teams den Bot bzw. die App öffnen (persönlicher Chat mit dem Bot oder Nutzung im freigegebenen Kontext).
Nachricht schreiben und absenden – wie bei jedem Teams-Chat.

Optional: Über die Karte Im Dashboard öffnen springst du in die zugehörige Web-Session unter /dashboard/chat/[appid]/session/[sessionId].

Admin-Hinweis: Teams-Bot in den App-Integrationen

Zentrale Benutzeroberfläche und Bedienelemente

Die Oberfläche ist der normale Teams-Chat mit dem Bot – kein separates Private-GPT-UI in Teams.

Element	Bedeutung
Nachrichteneingabe	deine Frage oder dein Auftrag als Text
Typing-Indikator	der Bot verarbeitet die Anfrage
Streaming-Antwort	Text wird schrittweise aktualisiert (Cursor `▌` während der Generierung)
Tool-Karte	kurzer Hinweis, welches Tool läuft (wenn Aktionen anzeigen aktiv)
Quellen-Karte	Links/Titel zu verwendeten Quellen (wenn Quellen anzeigen aktiv)
Kontext-/Dashboard-Karte	Token-/Kontext-Hinweis und Link Im Dashboard öffnen
`/neu` bzw. `/deleteconversation`	Konversation zurücksetzen

Auswahl, Start und Beendigung einer Nutzung bzw. Sitzung

Start: Bot in Teams öffnen und erste Nachricht senden. Es entsteht eine Session „Teams Chat“, gebunden an die Teams-Konversations-ID.
Fortsetzen: im gleichen Teams-Chat weiter schreiben – der Verlauf bleibt erhalten.
Neu beginnen: /neu oder /deleteconversation senden → Bestätigung, danach leerer Kontext.
Beenden: Chat verlassen; Verlauf bleibt serverseitig, bis er zurückgesetzt oder bereinigt wird.
Web: dieselbe Session über Im Dashboard öffnen im Browser fortsetzen oder einsehen.

Eingabe- und Ausgabemöglichkeiten

Eingaben

Freitextnachrichten in Teams.
Befehle /neu und /deleteconversation zum Zurücksetzen.
Kein Datei-Anhang über den Teams-Bot-Pfad (Uploads nur im Web-Dashboard der App).

Ausgaben

Textantwort im Teams-Chat (längere Antworten werden in Teile à ca. 4000 Zeichen aufgeteilt).
Optional Adaptive Cards: Tool-Schritte, Quellen, Dashboard-Link / Kontextnutzung.
Zitationen aus dem Wissensindex werden für Teams vereinfacht (z. B. [1] bzw. [1, S.3]).

Formulierung geeigneter Eingaben, Anfragen oder Aufträge

Hilfreich:

Kurz und klar formulieren – Teams-Chat eignet sich für fokussierte Aufträge.
Den App-Zweck beachten (Chatbot vs. Agent mit Tools/Wissen).
Bei Folgefragen den Bezug nennen, wenn der Verlauf lang wird – oder mit /neu neu starten.
Für Dateien, Canvas oder komplexe Multi-Schritt-Arbeit eher das Dashboard nutzen.

Beispiele für gute und weniger geeignete Nutzereingaben

Gut	Weniger geeignet	Warum
„Fasse die drei wichtigsten Punkte zur Homeoffice-Regelung zusammen.“	„Mach alles.“	kein Ziel
„Suche in der Wissensdatenbank nach Onboarding und liste die Schritte.“	Anhängen einer großen Excel-Datei im Teams-Chat	Datei-Upload über den Bot nicht vorgesehen
`/neu` dann neue Fachfrage	Endloser Verlauf mit widersprüchlichen Aufträgen	Kontext vermischt Themen
„Entwirf eine kurze Antwort-Mail an den Kunden zu …“ (bei Mail-Agent)	Erwartung an Teams-Meeting-Bot-Funktionen	Integration = Chat-Bot, kein Meeting-Assistent

Konfigurationsmöglichkeiten auf Nutzerebene

In Teams selbst konfigurierst du keine App-Einstellungen. Du steuerst nur Nachrichten und Reset-Befehle.

Freischaltung, Bot-Credentials, App-Verteilung in der Organisation und Sichtbarkeit von Quellen/Aktionen setzt die Administration – siehe Admin: MS Teams-Integration.

Statusanzeigen, Fortschrittsmeldungen und Zwischenergebnisse

Anzeige	Bedeutung
Typing	Anfrage wird bearbeitet
Text mit `▌`	Antwort wird gestreamt
Tool-Karte (`🔧 …`)	freigeschaltetes Tool wurde aufgerufen
Quellen-Karte	Belege zur Antwort
Kontext-Zeile	Anteil genutzter Kontextfenster-Token
Fehlermeldung im Chat	z. B. kein Zugriff oder Authentifizierung fehlgeschlagen

Umgang mit erzeugten Ergebnissen, Vorschlägen oder Antwortinhalten

Antwort im Teams-Chat prüfen, bevor du sie weiterleitest oder übernimmst.
Über Im Dashboard öffnen detaillierter nachlesen, Feedback geben oder im Web fortsetzen.
Quellen-Links öffnen und kritische Aussagen am Original prüfen.
Inhalte aus Teams unterliegen denselben Vertraulichkeitsregeln wie Chat im Dashboard.

Grenzen des Features und typische unzuverlässige Situationen

Nur Text-Chat über den Bot – kein vollständiges Dashboard-UI in Teams.
Keine Session-Datei-Uploads über Teams.
Zugriff nur im freigegebenen Tenant und nur mit Plattform-/App-Berechtigung; sonst Ablehnungsmeldung.
Sehr lange Antworten werden aufgeteilt; Formatierung ist schlichter als im Web.
Tool- und Quellenkarten erscheinen nur, wenn die Admin-Einstellungen das vorsehen.
Der Bot kennt nur die konfigurierte App – nicht „alle“ Private-GPT-Apps gleichzeitig, sofern nicht separat verteilt.

Quellen, Kontext, Datengrundlagen oder verwendete Informationen

Dieselbe App-Konfiguration wie im Web: System-Prompt, Modell, freigeschaltete Tools, ggf. Wissensindex.
Chatverlauf der Teams-Konversation (Session „Teams Chat“).
Quellenkarten, wenn die App Quellen liefert und Quellen anzeigen aktiv ist.
Allgemeines Modellwissen kann Formulierungen liefern – verbindliche Fakten an Quellen/Originalen prüfen.

Sicherer und verantwortungsvoller Umgang mit Daten

Keine Passwörter, Tokens oder besonders schützenswerte Personendaten unnötig in den Teams-Chat schreiben.
Bedenke: Teams-Chats können je nach Richtlinie einsehbar oder exportierbar sein.
Ergebnisse nicht unkontrolliert nach außen geben.
Bei Unsicherheit sensible Themen im Web mit klarer Session-Kontrolle bearbeiten.

Qualitätssicherung und menschliche Prüfung von KI-Ergebnissen

Fachlich kritische Aussagen immer gegenprüfen – auch wenn die Antwort „schnell in Teams“ kam.
Vor Übernahme in Mails, Tickets oder Freigaben: Vier-Augen wo nötig.
Bei widersprüchlichen oder leeren Ergebnissen: Formulierung anpassen, /neu versuchen oder App-Admins informieren.

Warnungen, Hinweise und Einschränkungen

Typische Bot-Meldungen:

Meldung	Bedeutung
Zugriff verweigert	Anfrage aus anderem Tenant
Authentifizierung fehlgeschlagen	fehlende Nutzer-ID – Admin kontaktieren
Du hast keinen Zugriff	fehlende Plattformrolle (CoCo)
Du hast keinen Zugriff auf diese App	App-Berechtigungen greifen nicht

Einschränkung: Ohne verteilte Teams-App / ohne aktivierte Integration erscheint der Bot nicht bzw. antwortet nicht.

Abbrechen, Wiederholen oder Anpassen einer Ausführung

Während der Generierung gibt es in Teams keinen Stop-Button wie im Web – warte auf die Antwort oder sende danach einen korrigierten Auftrag.
Prompt enger formulieren und erneut senden.
/neu bzw. /deleteconversation für einen sauberen Neustart.
Bei dauerhaften Zugriffsfehlern: Administration (Verteilung, Berechtigungen, Teams-Konfiguration) einbeziehen.